Comunicare strategică în business – Publicul Nu Are Nevoie De Tot Ce Știi | Laura Dragomir

Principalele subiecte abordate

• Stabilirea rezultatului urmărit înainte să construiești prezentarea;
• Ce este eroarea cognitivă numită „Blestemul cunoașterii” și felul în care influențează prezentările specialiștilor;
• Selectarea informației în funcție de ceea ce publicul trebuie să înțeleagă, să evalueze sau să decidă;
• Traducerea detaliilor tehnice în efecte relevante pentru business;
• Separarea mesajului principal de informațiile care pot rămâne în anexă;
• Construirea arhitecturii mesajului înaintea slide-urilor.

De ce este important pentru antreprenori și manageri?
În companiile în care producția, ingineria și execuția generează multă informație tehnică, timpul este limitat iar deciziile au consecințe directe asupra costurilor, termenelor și riscurilor. O prezentare încărcată cu date corecte poate ascunde tocmai argumentul de care clientul, partenerul sau echipa are nevoie.

Pentru antreprenori și manageri, capacitatea de a selecta și de a explica relevanța informației poate scurta drumul către aprobarea unui buget, alegerea unei soluții, acceptarea unui termen realist sau asumarea unei direcții. Expertiza devine mai ușor de evaluat atunci când publicul înțelege limpede ce schimbă pentru el.

Transcript (English below)
Ai o prezentare importantă și ai început deja să faci slide-uri?
Oprește-te puțin.

Înainte să deschizi PowerPointul, răspunde la o întrebare: ce trebuie să înțeleagă, să rețină sau să decidă oamenii după ce te ascultă?

Pare simplu. Și totuși, tocmai aici se pierd multe prezentări de business.
Când cunoști foarte bine un domeniu, ai multe de spus. Știi detaliile, ai cifrele, cunoști procesul, poți explica fiecare etapă și, din dorința firească de a demonstra că soluția ta este solidă, începi să pui în prezentare tot ce știi.

Și uite așa te trezești cu foarte multă informație, perfect corectă, în fața unor oameni care nu mai știu ce este cu adevărat important.

Imaginează-ți o echipă tehnică venită să prezinte o soluție în fața unui client. Pe slide-uri apar specificații, materiale, etape de execuție, parametri, calcule și termene. Toate sunt relevante pentru specialiștii care au construit soluția.

Clientul încearcă însă să afle altceva: ce schimbă această soluție pentru businessul lui? Ce problemă rezolvă? Ce risc reduce? Ce câștigă dacă o alege? Și de ce ar trebui să o prefere în locul alteia?
Detaliul tehnic îi poate confirma că soluția este bine gândită. Dar, dacă nu îl ajuți să înțeleagă ce înseamnă acel detaliu pentru el, îl lași să facă singur legătura dintre expertiza ta și decizia lui.
Publicul nu vine la o prezentare ca să reconstruiască mesajul celui care prezintă.

Asta nu înseamnă să renunți la substanță sau să simplifici atât de mult încât prezentarea să devină superficială. Înseamnă să faci două lucruri pe care chiar și oamenii foarte competenți le găsesc, uneori, surprinzător de dificile: să selectezi și să traduci. Să alegi ceea ce este esențial pentru oamenii din fața ta și să traduci informația din limbajul expertizei tale în limbajul consecințelor care contează pentru ei.
Poți face un exercițiu foarte simplu înaintea de următoarea prezentare. Completează o singură frază: „La finalul acestei prezentări, vreau ca oamenii din fața mea să…”
Să ce?

Să înțeleagă valoarea unei investiții? Să aprobe un buget? Să aleagă o soluție? Să accepte un termen realist? Să aibă încredere că proiectul poate fi livrat?
Alege un verb clar. Dacă ai nevoie de un paragraf întreg ca să completezi fraza, probabil că încă nu ai stabilit direcția prezentării. Iar dacă tu nu ai ales-o, publicului îi va fi și mai greu să o descopere printre slide-uri.

După ce ai răspuns, uită-te la fiecare informație și întreabă-te: îl ajută pe omul din fața mea să înțeleagă, să evalueze sau să decidă?
Dacă da, păstreaz-o și explică-i relevanța. Dacă devine importantă doar în anumite situații, poate rămâne în anexă, disponibilă pentru întrebări. Nu pierzi informația. Doar nu o mai obligi să concureze pentru atenție cu ideea principală.

O prezentare bună nu arată cât de multe știi. Arată cât de bine știi să alegi ceea ce îi este necesar publicului.

În programele de Business Presentation pe care le conduc, exact de aici pornim. Construim mai întâi arhitectura mesajului: unde vrem să ajungem, ce trebuie să vadă publicul și în ce ordine îi oferim argumentele. Și abia apoi alegem imaginile, culorile și felul în care va arăta fiecare slide. PowerPointul poate organiza slide-uri. Direcția trebuie să vină de la tine.

Cu ce să rămâi în minte:
Nu pica în capcana „blestemului cunoașterii”, acea eroare cognitivă care apare atunci când ne este greu să estimăm cum înțelege un subiect cineva care nu știe ceea ce știm noi.

O prezentare de business începe cu ceea ce publicul trebuie să înțeleagă, să rețină sau să decidă. În funcție de această destinație alegi informația și îi explici relevanța.

Așadar, înainte să te întrebi ce ai mai putea adăuga, întreabă-te ce trebuie să rămână. Astfel, oamenii nu își mai consumă energia încercând să descifreze mesajul, ci o pot folosi ca să înțeleagă, să decidă și să vadă ce puteți construi împreună.

Mulțumesc, Frisomat România, pentru invitația de a împărtăși idei care schimbă perspectiva în comunicarea strategică. Ne vedem luna viitoare.


English transcript

Do you have an important presentation coming up and you’ve already started working on the slides?
Stop for a moment.
Before you open PowerPoint, answer one question: What do people need to understand, remember, or decide after listening to you?

It sounds simple. And yet this is exactly where many business presentations lose their way.
When you know a subject extremely well, you have a lot to say. You know the details, you have the numbers, you understand the process, you can explain every stage and, out of a natural desire to prove that your solution is solid, you start putting everything you know into the presentation.
And that’s how you end up with a huge amount of perfectly accurate information in front of people who no longer know what really matters.

Imagine a technical team presenting a solution to a client. The slides show specifications, materials, execution stages, parameters, calculations, and deadlines. All of this is relevant to the specialists who designed the solution.

But the client is trying to understand something else: What does this solution change for their business? What problem does it solve? What risk does it reduce? What do they gain by choosing it? And why should they prefer it over another option?

Technical detail can reassure them that the solution is well thought out. But if you don’t help them understand what that detail means for them, you leave them to make the connection between your expertise and their decision on their own.

An audience does not come to a presentation to reconstruct the presenter’s message.
That does not mean giving up substance or simplifying things so much that the presentation becomes superficial. It means doing two things that even highly competent professionals sometimes find surprisingly difficult: selecting and translating.

Select what is essential for the people in front of you, and translate information from the language of your expertise into the language of consequences that matter to them.
Before your next presentation, try a very simple exercise. Complete this sentence:
“At the end of this presentation, I want the people in front of me to…”
To what?

Understand the value of an investment? Approve a budget? Choose a solution? Accept a realistic deadline? Trust that the project can be delivered?
Choose one clear verb. If you need an entire paragraph to complete the sentence, you probably haven’t defined the direction of your presentation yet. And if you haven’t chosen it, your audience will find it even harder to discover it among the slides.

Once you have your answer, look at every piece of information and ask yourself:
Does this help the person in front of me understand, evaluate, or decide?
If yes, keep it and explain its relevance. If it only becomes important in certain situations, it can stay in the appendix and be available for questions.
You are not losing the information. You are simply no longer forcing it to compete for attention with the main idea.

A good presentation does not show how much you know. It shows how well you know how to choose what your audience actually needs.
In the Business Presentation programs I lead, this is exactly where we begin. First, we build the architecture of the message: where we want to go, what the audience needs to see, and in what order we should present the arguments.

Only then do we choose the images, the colors, and the way each slide will look.
PowerPoint can organize slides. The direction has to come from you.

What to remember
Don’t fall into the trap of the “curse of knowledge”, the cognitive bias that makes it difficult for us to estimate how someone who does not know what we know will understand a subject.
A business presentation starts with what the audience needs to understand, remember, or decide. Based on that destination, you choose the information and explain why it matters.
So, before asking yourself what else you could add, ask yourself what needs to remain.
That way, people no longer spend their energy trying to decode your message. They can use it instead to understand, decide, and see what you can build together.

Thank you, Frisomat Romania, for the invitation to share ideas that can shift perspectives on strategic communication.

See you next month.
—

Laura Dragomir este strateg de comunicare în business și senior trainer, cu 30 de ani de experiență în televiziune, moderare și comunicare publică și 15 ani de lucru cu profesioniști, lideri, antreprenori, echipe și organizații.

A fondat Powerful Communication, un concept construit în jurul comunicării strategice și al prezenței profesionale. În acest cadru, dezvoltă programe de training, consultanță strategică și formate aplicate pentru prezentări de business, comunicare în vânzări, leadership communication, apariții publice și media training, acolo unde mesajele trebuie să fie clare, credibile și relevante.

Abordarea ei este aplicată și pornește de la o idee simplă: în business, nu este suficient să ai ceva important de spus. Contează ca oamenii să înțeleagă, să aibă încredere și să poată transforma mesajul în direcție și acțiune.

Frisomat România – un partener de încredere cu peste 30 de ani de experiență în construirea halelor metalice.